Le sponsor est un arbitre
C'est le rôle le plus évident. Face à des programmes nécessitant d'effectuer des choix, que ce soit des choix techniques, de partenariats, de business models..., le directeur de programme aura à bien de fournir un dossier de choix et des préconisations étayées par des critères d'évaluation rationnels et objectifs. Le sponsor, lui, ajoutera à ces préconisations la dimension stratégique, et validera la recommandation ou proposera un choix alternatif qui tient compte des recommandations mais aussi des impératifs business de l'entreprise. Il est donc tout à fait normal qu'un sponsor ne suive pas forcément les recommandations du programme. Juge, arbitre, le sponsor est avant tout un DECIDEUR. Un décideur capable ensuite de défendre son choix en comité de direction.
Le sponsor est un point d'escalade
Là encore, le sponsor s'avère un allié de poids si le programme bute sur des difficultés dont la résolution nécessite une intervention de plus haut niveau. C'est particulièrement vrai lorsque les problèmes sont d'ordre politique. Face à des résistances du management, face à de la rétention d'information, face à des problèmes organisationnels, ou plus traditionnellement des ennuis budgétaires, le sponsor sera l'allié du directeur de programme.
Le sponsor est un référent
En phase d'initialisation du programme, c'est le sponsor qui fournira les éléments de la charte du programme permettant de détourer les objectifs du programme, son périmètre, les dates cibles ou principaux livrables. A ce titre c'est lui qui sera l'homologue du directeur de programme pour valider puis défendre le budget du programme, qui participera aux comités de direction du programme et validera le franchissements des grandes phases du projet.
Le sponsor est une agence de publicité
Plus efficace que des "flyers" posés sur les bureaux, plus radical que des emails dans les boîtes aux lettres, le sponsor peut à lui seul assurer la promotion du programme ou de ses livrables auprès des utilisateurs, des services de l'entreprise ou des clients. A ce titre, le directeur de programme devra s'assurer d'alimenter le sponsor en bonnes nouvelles. Souvent son rôle est réduit à la gestion des escalades. Il ne faut pas oublier de l'informer aussi des réussites.
Que faire si le sponsor ne remplit pas ces rôles ?
Lorsque le directeur de programme constitue ses équipes projet, il a recours à la technique classique des descriptions de poste. L'intérêt de tels documents est de fixer le périmètre de la mission des intervenants, les livrables attendus, les rôles et responsabilités, etc. Pourquoi ne pas faire pareil avec le sponsor? Si le sponsor fait défaut sur de l'arbitrage ou de la communication, une discussion sur le sujet est recommandée, et pourquoi pas, un petit écrit peut s'avérer utile.
Que faire s'il n'y a pas de sponsor ?
La question est la suivante : qui est le commanditaire du programme ? Ce dernier, en tant que commanditaire, doit être prêt à endosser le rôle de sponsor et de s'investir dans le projet. L'investissement est évidemment moindre en temps que celui du directeur de programme, mais le sponsor devrait être capable de donner une situation sur le programme si on lui pose la question dans un couloir, d'expliquer les tenants et aboutissants, de dédier un temps régulier au directeur de programme pour effectuer des réunions de suivi. Si le commanditaire du programme n'est pas en mesure d'assurer ces activités, il conviendra de demander au commanditaire de proposer un sponsor ayant le niveau de management suffisant pour remplir les rôles dont nous avons parlé précédemment. Sans sponsor, le programme ralentira, patinera... et finira par échouer.
