1. Définition de la référence des coûts du projet (Cost Baseline)

{mosimage}Cette première étape est certainement celle que tout chef de projet réalise pendant la phase de planification du projet.

Quels sont les coûts auxquels vous devez penser ?
Voici un petit moyen mnémotechnique pour vous faire penser à tous les coûts potentiels : TELMIF. TELMIF signifie:

• Transferts - y a-t-il des contrats, personnes, biens... à transférer durant le projet ?
• Externes - prestations externes et consulting
• Logiciels - licences logicielles et coûts de maintenance associés
• Matériels - coûts d’investissements initiaux du matériel et coûts de maintenance
• Internes - charge de travail interne sur le projet
• Frais - frais de déplacement, hébergement, nourriture...

Pour chacune de ces catégories, vous devez à présent estimer les coûts projet.

• Pour la catégorie Internes, vous allez bien sûr utiliser votre échéancier du projet pour déterminer les coûts associés. Une fois que vous aurez listé toutes les activités à réaliser ainsi que leurs dépendances, et assigné des ressources pour chaque activité, vous pourrez calculer les coûts totaux en ressources pour le projet. Pour déterminer la référence de base des coûts, il s’agira ensuite de répartir ces coûts par période de travail (je vous recommande d’utiliser la semaine comme unité de période de travail).

• Pour les catégories Matériels, Logiciels, Externes et Transferts, utilisez également votre échéancier du projet pour déterminer à quelle période de travail ces coûts seront engagés. Par exemple, placez les coûts du matériel à la même semaine que votre activité liée à la commande de ce matériel, ou trois semaines plus tard si vous estimez le délai de livraison à trois semaines, ou encore deux mois plus tard si vous souhaitez suivre le décaissement, en tenant compte des conditions de paiement.

• Pour la dernière catégorie Frais, je vous suggère d’estimer le nombre total de journées de déplacement requises par votre projets, et de les répartir équiblement durant tout le cycle de vie du projet. Vous pouvez éventuellement augmenter la fréquence des déplacements à certaines phases du projet, comme lors de la planification ou de l’exécution, en fonction des spécificités de votre projet.

Une fois ces différents coûts estimés, vous devriez pouvoir construire le tableau suivant :

Maintenant que l’ensemble des coûts projet sont détaillés et connus, il est grand temps d’établir le graphique de référence des coûts (la fameuse « courbe en S » - le graphique ci-dessous vous montre une courbe en S typique, représentant les coûts projet cumulés dans le temps.)

Pour cela, il vous faudra créer un tableau intermédiaire qui fera l’addition, pour chaque semaine, des coûts planifiés, et qui calculera le coût cumulé semaine après semaine. Si l’on reprend l’activité “préétude et lancement” du tableau précédent, vous voyez que l’activité de 12,5 jours s’étale sur trois semaine. On peut donc supposer que ces journées se répartiront linéairement, soit 4,17 jours par semaine. Si vous êtes habitués aux macros Excel, cela peut se faire automatiquement (voir l’exemple en fin d’article). Un simple graphique Excel vous permettra ensuite de générer la référence des coûts à l’aide du tableau suivant :

N’oubliez pas que la référence des coûts fait partie intégrante du plan projet. Aussi, tout changement sur cette référence doit être géré au travers du processus intégré de gestion des changements.

2. Mesure de la progression du projet

A partir d’ici, la tâche va se compliquer quelque peu, car le chef de projet doit évaluer l’avancement du projet, et déterminer les coûts associés. La gestion de la valeur acquise est une méthode permettant de voir si le projet est dans les temps et dans le budget… mais comment calculer cette fameuse « valeur acquise » ?

Pour y arriver, vous devez ajouter quelques colonnes dans le premier tableau que nous avons construir tout à l’heure:

• Unités d’oeuvre consommées (1). Elles s’expriment en jours homme pour la catégorie Internes, mais également en unités monétaires pour les catégories Matériels ou Transferts

• Pourcentage d’avancement. C’est bien sûr le plus dur à évaluer, surtout pour les activités des catégories Internes. L’institut PMI propose différentes méthodes pour évaluer ce pourcentage d’avancement. Parmi les méthodes les plus courantes, je vous suggère soit la méthode du 0-100 (une activité est soit non démarrée, soit terminée), soit la méthode du 0-50-100 (une activité est à 50% dès lors qu’elle est démarrée, et passe à 100% une fois terminée).

• Ces deux nouvelles colonnes vous permettent alors de calculer « l’estimation de fin » (Estimate At Completion) pour l’activité concernée. Si une activité avait un budget de 10 k€, que 4 k€ ont déjà été dépensés et que l’activité est réalisée à 50%, l’estimation de fin pour cette activité sera de 4/50% = 8 k€ (2)

Si vous répétez ce calcul pour chaque activité, vous allez pouvoir ajouter deux séries dans votre courbe en S : la courbe des “coûts réels”, qui montre le cumul par semaine des chiffres calculés en (1), et la courbe des “estimations de fin”, qui montre le cumul par semaine des chiffres calculés en (2). Pour ces deux courbes, vous devrez également utiliser un tableau intermédiaire qui cumule ces chiffres par semaine en les ventilant linéairement si l’activité s’étale sur plusieurs semaines.

Vous pouvez également ajouter deux séries à cette courbe afin de mettre en évidence:

• Le coût initial / coût révisé du projet : si votre projet a fait l'objet d'une révision budgétaire, il est toujours intéressant de conserver le budget initial
• La valeur acquise : cette courbe montre la valeur du travail réalisé, qui est différente des coûts engagés. En effet, vous pouvez avoir passé plus de temps sur une activité qui au final, aura une valeur plus faible.

Le fichier Excel qui suit est un exemple qui met en pratique les notions présentées ici. J’y ai ajouté une Macro qui calcule les tableaux intermédiaires et construit la courbe en S. Il vous suffit donc de remplacer les exemple par vos propres activités projet, et vous pourrez utiliser le fichier pour suivre vos coûts.

Modèle Excel - Gestion des coûts du projet